Manual para gestionar tu tiempo en el trabajo (personalizable).

BeFunky_reloj
¿Cómo puedo gestionar mi tiempo en el trabajo? ¿Cómo puedo optimizar mi tiempo? ¿Qué puedo hacer si el agobio me bloquea? ¿Hago caso a pies juntillas de los manuales? ..

Para dar respuesta a estas preguntas y ayudarte a ser un buen gestor de tu tiempo, voy presentarte una guía dividida en dos apartados:

  • En el primero de ellos te mostraré un listado de nociones básicas y generales .
  • En el segundo te contaré cómo crear tu propia manual para que tu mismo seas capaz de adaptarlo a tu estilo, lo puedas considerar cómo algo propio y  pueda así resultar mas efectivo a largo plazo.

1º Guía básica sobre gestión del tiempo.

Mantén ordenado tu espacio físico donde desempeñes tu puesto de trabajo.

Planifica y organiza antes de actuar, para ello utiliza agenda y lista de tareas revisándola diariamente. A cada tarea le asignaremos un tiempo y un valor en cuanto prioridad y otro en cuanto urgencia y desde ahí estableceremos un orden en nuestra ejecución, así por ejemplo, sería propio quitarte cuanto antes de aquellas tareas urgentes y no prioritarias para que no te hagan perder mas tiempo en el futuro o simplemente delegarlas  Revisa tu agenda, se flexible y ten en cuenta tus tiempos para el descanso, tiempo para la planificación y posibles imprevistos. Analiza las tareas en función de la matriz de Covey.
matriz de covey

Marcate objetivos concretos y alcanzables.

Evalúa tu nivel de eficacia y evita ser un chapuza o un perfeccionista que al final  suele tender a conviertirse en improductivo.

Evita las interrupciones, crea medidas para protegerte de ellas.

Se asertivo y delega con responsabilidad.

Huye de la multitarea.

Agrupa tareas o asuntos que tengan relación entre sí. (Ej. por espacio temporal o temática) De esta manera evitaremos posibles caos y favoreceremos la concentración.

2º Cómo crear tu propia manual de gestión del tiempo.

Basada en las siguientes premisas:

1º Que no todas las reglas de gestión del tiempo, a pesar de ser generales y casi universales, son igual de efectivas para según quien las aplique y en que contexto.
2º Que crear tu propia guía favorecerá tu autoestima, sensación de control, será probablemente mas efectivo y tiene mayor probabilidad de ser generalizable y duradero.
3º Que cada ser humano además de ser racional y creativo es sobretodo único.

1º Fase. Análisis de la situación.

Siempre menciono este punto como punto de partida ante cualquier reflexión o toma de decisión. Es fundamental si quieres ser tu mismo el que dirija tu vida, quieras aprender de tu experiencia y quieras favorecer la sensación de controlabilidad y ajustar tu nivel de autoestima a la realidad.
Para realizar este análisis usa las siguientes herramientas además de las que tu puedas considerar oportunas:

A. Lectura, estudio y documentación sobre gestión del tiempo.

El estudio es la herramienta básica para obtener información, va a ayudarte en un primer momento a encuadrar la materia con propiedad y precisión y  para poder tomar tus propias decisiones futuras.  Existen muy buenos manuales y estudios científicos  realmente serios y además cada vez existen mas cursos y servicios de coaching sobre la optimización y gestión del tiempo. Elige el modo que mas te agrade para analizar el tema, pero si puedes te invito a compleméntalo con la lectura del siguiente libro que considero básico y este enlace de internet:

 Gestión del Tiempo. En busca de la eficacia de Guillermo Ballenato Prieto. Ed. Pirámide. Madrid (2007).

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pincha en este enlace,

Probablemente el 90 o 100% de lo que aprendas a nivel teórico va resultarte útil a nivel práctico, sin embargo te recomiendo que no te quedes en esta fase y elabores tu propio modelo de gestión del tiempo, basado también en el estudio de ti mismo y de tu contexto.

B.  Autorregistros y/o agenda.

Anotar tus tareas de una manera sistemática, clasificada y sencilla en una agenda o realizando autoregistros va a proporcionarte las siguiente ventajas:
A. Mayor autoconocimiento y análisis.
B. Mejor planificación.
E. Poder evaluar progresión.
F. Favorece  motivación.
G. Favorece tu auto-confianza.
H. Mejor control de tu conducta observada.
I. Favorece tu atención al objetivo de estudio.
J. Perfectamente adaptado a tu realidad.
Etc…
En tus anotaciones trata de ser sencillo, metódico, con alguna variable flexible y otorgando un valor numérico, siempre que se pueda, a cada una de las variables a observar o medir para que de esta manera puedas cuantificar  fácilmente tu evolución y tus diferente situaciones concretas.
Ejemplo de autoregistro:
Autoregistro

2º Fase. Pon a prueba lo que has aprendido en la fase anterior.

Tu estudio teórico y práctico ya te han aportado suficiente información. Ahora con un buen dominio, puedes seguir aprendiendo a través del método de ensayo y error. Es decir, podrás perfeccionar y personalizar tu táctica mediante tu experiencia y la evaluación que puedas hacer de tus errores y aciertos. Esto te posibilitará tener un conocimiento mucho mas profundo y personal que hace pronosticar mayor durabilidad y eficacia en la optimización de tu tiempo.

3º Fase. Crea tu propio manual de gestión del tiempo.

Puedes crear tu manual personal basado en la información teórica y práctica que te han aportado las fases anteriores y siempre teniendo muy en cuenta tus variables personales. Ten presente tus bio-ritmos, tu carácter,  tus gustos, etc…  Ten en cuenta que incluso con  los preceptos considerados universales quizás no sean adaptables  a ti, así por ejemplo siempre se considera que la multitarea es el enemigo universal para una buena gestión del tiempo, sin embargo quizás en tu caso sea positivo, ya que gracias a tu gran experiencia puedas realizar varias tareas a la vez  de forma automática y prestar atención a aquello que es necesario.

  • (Nota) Las 3 fases no tienen porqué seguir una sucesión cronológica, pudiendo incluso darse las tres a la vez, es decir que  mientras vas estidiando puedes ir poniendo a prueba y creando tu propio manual personal.

Por favor, si lo consideras oportuno déjanos tu comentario sin dudarlo, gracias.

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2 Responses to Manual para gestionar tu tiempo en el trabajo (personalizable).

  1. Pingback: Revista Digital de Pensamiento Contemporáneo y Reflexión

  2. Hugo Eirabella says:

    Muy útil tus explicaciones sobre la gestión del tiempo. Como bien expones, la mejor forma para aumentar nuestra productividad pasa por tener una mayor conciencia sobre a qué estamos dedicando nuestro tiempo. Esta manera tradicional que explicas para gestionar nuestro tiempo es útil para mejorar nuestras horas productivas y poder conseguir disponer de mayor tiempo para lo que más nos gusta, y es que para conocer nuestra gestión del tiempo necesitamos contar con datos métricos que nos permitan ser más conscientes sobre lo qué hemos hecho en cada momento, con esta información, seremos capaces de gestionarnos de manera más efectiva. Sin embargo, en la actualidad ya existen herramientas de software que nos facilitan el proceso. Buscando información sobre cómo mejorar la productividad en mi empresa he encontrado también este post que resume las claves que debemos empezar a implementar gestionar nuestro tiempo de manera más eficaz. ¿Qué te parecen?

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